¿Porqué me cuesta tanto organizarme?

Lo más importante es que lo más importante sea lo más importante

Stephen Covey

Organizarse es muy difícil, a veces incluso angustia. Pero siempre merece la pena, aunque sea una organización rápida y a corto plazo.

Para ser más productivos nuestro trabajo siempre deberíamos estar siguiendo un plan y una organización. De no poder hacerlo, como mínimo deberíamos saber que estamos haciendo todo lo posible por encontrar ese hueco para organizarnos cuando por fin podamos. Muchas veces, el simple hecho de señalar y reservar el día para hacerlo ya nos ayuda: nos ubica, nos enfoca y nos da un poco más de paciencia.

Debemos tener un plan. La organización es el ABC (lo más básico) de la productividad y de cualquier coaching para mejora del rendimiento ya sea profesional, empresarial, deportivo, académico, etc.

Para ello, existen muchas técnicas, métodos o claves que mejorarán nuestra organización, pero hoy no voy a hablar de eso, sino de algo mejor y aún más importante: las barreras mentales de la organización. Porque si no conocemos ni sabemos superar estas barreras que siempre sufrimos a la hora de organizarnos, de nada nos servirá conocer miles o millones de métodos o tácticas organizativas, pues no vamos a ser capaces siquiera de pararnos a intentarlo. De hecho, la mayoría de las personas tienen capacidad para organizarse, pero no lo hacen y el motivo es que construyen y ensanchan cada vez más estas barreras hasta convertirlas en verdaderas murallas que bloquean su organización.

Por ello, voy a hablaros de las que creo que son las 5 barreras o dificultades más importantes de toda organización. Voy a enumerarlas, pero también voy a explicarlas, a desmontarlas y dar las claves para superarlas siempre y que nunca más vuelvan a ser un obstáculo o un freno para nuestro rendimiento y nuestro desarrollo personal.

Las barreras mentales de la organización

1. Organizarse agobia

Con agobia me refiero a que organizarse da ansiedad. Para algunos será una obviedad pero otros pensarán que estoy exagerando. Los que piensen que es una exageración será porque tienen una gran templanza o una gran memoria de trabajo, o bien, porque tienen poca inteligencia emocional como para percatarse; también puede ser que tengan pocas responsabilidades con las que lidiar y no lleguen a agobiarse por tener que organizarlas. Pero para la mayoría de personas, organziarse agobia.

La ansiedad que produce toda organización es totalmente objetiva dado que organizarse es literalmente pararse a pensar en todas nuestras preocupaciones; y las preocupaciones, por definición, agobian. Este ejercicio de reunir en nuestra mente todo aquello que debemos hacer puede ser un martirio para aquellos que sufren demasiada ansiedad y también para aquellos que posean poca capacidad cognitiva de síntesis, pues a estos últimos les va a costar mucho más estar pendientes de mil cosas a la vez.

La solución a todo esto es recurrir a un soporte que nos será de enorme ayuda: la escritura. Para organizarnos sin agobiarnos demasiado —o al menos no perder el hilo ni el control— debemos, antes de nada, anotar en una lista de tareas todas aquellas cosas que debemos hacer. Este paso es literalmente un desahogo, un vomitar —perdón por la expresión, pero así se siente— sobre un folio en blanco todas esas preocupaciones hasta conseguir vaciarlas por completo de nuestra mente. Al principio, no es súper necesario que se anoten de forma ordenada ni estructurada: simplemente échalo todo… terminar de ordenar de esta lista es la segunda fase.

Una vez que hayamos anotado todo lo que nos preocupa experimentaremos lo contrario al sufrimiento del principio: en lugar de agobio sentiremos tranquilidad, en lugar de presión sentiremos una liberación y paz. Diremos mirando el folio lleno de tareas: ala, aquí está todo, de aquí nada se me va a escapar.A continuación, solo falta darle orden por categorías y por prioridad a esa lista, y de ahí diseñar un plan que seguir y revisar.

Al final concluiremos que organizarnos tranquiliza. Al principio nos agobia, pero si seguimos hacia adelante y llegamos hasta el final, merece la pena, pues nos calma y mucho. De hecho, siempre digo que una clave para saber que he hecho una buena organización es que al final de ella siento paz.

2. La organización requiere tiempo

Ciertamente, una buena organización requiere de mucho tiempo. Si llevamos semanas o meses sin pararnos a organizarnos y tenemos mucho que hacer, el momento en el que por fin lo hagamos estaremos horas con ello. Pues toda organización requiere un parar, un desahogo emocional —el cual suele ser lento—, y luego detenerse a enfocar todos nuestros proyectos, desgranarlos en tareas, ordenarlas, analizar su prioridad y su urgencia, repartirlas en nuestra agenda y nuestro calendario, así como hacernos un horario, replantearnos la estrategia que estamos siguiendo, idear estrategias nuevas, sistematizar y optimizar procesos, etc. Organizarse es un follón… Y más si eres un poco torpe para medir los tiempos (como yo).

Además, para aprovechar adecuadamente toda organización debemos, no solo hacerla una vez sino esforzarnos en repasarla frecuentemente para mantenerla y actualizar el plan incluyendo las nuevas tareas. Debemos constantemente revisar las tareas que quedan por hacer, las notas que tomamos, la agenda, los objetivos y metas fijados… Y todo esto requiere tiempo.

Aunque no hay que ser obsesivos. Digamos que la organización es como la limpieza de una casa: las hay más profundas y completas —que se hacen una vez cada varios meses— y las hay rápidas y leves simplemente para mantenimiento.

Lo que no hay duda es que organizarse requiere tiempo y eso nos agobia (volvemos al punto uno) y nos hace dudar de si realmente merece la pena. Podemos pensar ¡con todo lo que tengo que hacer… ¿ahora voy a parar a organizarme?! Pues te aseguro una verdad muy importante: organizarse siempre merece la pena. Eso sí, si no tienes mucho tiempo, haz una organización breve y sencilla, pero haz alguna; y luego proponte qué día vas a hacer la organización completa. Decía Shakespeare las improvisaciones son mejores cuando se las prepara, lo mismo sucede cuando improvisamos planes incluso desde el caos. Quizás solo tienes tiempo de pensar qué 3 cosas son las esenciales para hacer esta tarde, pero definirlas, anotarlas y establecerlas te centrará muchísimo más que improvisar y seguir esclavo de tu caos y de tu miedo. Te garantizará al menos rendir bien esa tarde.

La última verdad es que, aunque organizarse requiere de tiempo, siempre nos ahorra tiempo. Y esto es indudable, pues nos anticipa, nos previene de errores, nos centra y por ello mejora nuestra energía, nos aporta un plan que ayuda a optimizar procesos, reducir errores y encontrar atajos, y además nos sirve de termómetro motivador pues nos informa en todo momento de si vamos bien o mal, dado que reúne todos nuestros objetivos y metas. Saber si vamos bien o mal nos ayuda bastante a espabilar y a motivarnos. Todo esto que la organización nos ayude a no perder el tiempo y a ser más productivos y eficaces.

3. La organización cuesta esfuerzo

Tras ver que la organización requiere de tiempo y además agobia, es fácil intuir que otra de las barreras que posee es que cansa y desgasta. Cuando un estudiante —o cualquier persona— gasta una tarde entera solo para organizarse puede sentirse mal por no haber hecho nada productivo —desde su punto de vista— e incluso puede sentirse culpable por estar cansado al no haber hecho lo que consideraría un gran esfuerzo y además no ser capaz de hacer muchas más cosas ese día.

También puede sentirse mal en una situación opuesta: la de no verse con fuerzas para organizarse en un día que ha sido estresante, o por, sencillamente, verse totalmente desganado para ello. Y es que no somos muy conscientes de que organizarse es en sí una tarea más y además es una de las que más cansa. Y cansa a varios niveles: a nivel intelectual, a nivel volitivo y a nivel emocional.

Evidentemente, organizarse cansa a nivel emocional por eso que ya hemos explicado de que produce ansiedad y estrés. A nivel intelectual también cansa porque es una actividad que requiere de constante análisis. Pero lo más interesante quizás sea el desgaste a nivel volitivo, es decir, a nivel de voluntad: organizarse gasta mucha voluntad. Resulta que una de las actividades que cuesta más voluntad es tomar decisiones y la organización está plagada de toma de decisiones: cada vez que decides qué prioridad tiene cada tarea, cada vez que ordenamos las tareas en el tiempo, cada vez que decidimos eliminar o introducirlas en la lista… son decisiones que estamos tomando. Y eso cuesta esfuerzo.

Sin embargo, un buen sistema de organización siempre estará diseñado para minimizar la cantidad de decisiones y para minimizar los procesos de análisis. Además, una buena organización es la que, no solo considera los tiempos que duran las tareas sino la energía que necesitamos emplear en cada una de ellas, optimizando así los procesos de voluntad. Me explico: una buena organización no reúne 5 tareas súper duras (por muy breves que sean) en un mismo día y el resto de días pone tareas a las que ya estamos acostumbrados, sino que las reparte durante la semana para no frustrarnos. De la misma manera que una buena organización no carga las cosas importantes en el viernes, que estamos ya más cansados, sino que quizás ese día se planean tareas más sencillas.

Pero, más allá de eso, la ventaja de una buena organización es que esta mejora nuestro descanso y optimiza nuestra energía. El proceso de organización es costoso y desgasta, pero lo bien que se duerme y lo mucho que desconectamos de nuestros problemas cuando por fin nos hemos organizados es muy alentador. Además, lo bien que rendimos y que trabajamos cuando sabemos exactamente lo que tenemos que hacer, el cómo hacerlo y en qué orden…, hace que organizarse merezca la pena porque el esfuerzo durante los siguientes días se reduce a la mitad. ¿Quieres optimizar tu energía?: organízala. La organización aporta lo que en términos de productividad se conoce como enfoque. Cuando uno está enfocado su energía fluye de una manera mucho más natural y potente. Como se dice tradicionalmente: quien mucho abarca, poco aprieta. Esto nos lleva directos al siguiente punto.

4. Organizarse nos desconcentra de las tareas

Desde un punto de vista cognitivo, hay una observación importante que destacar de los procesos de organización, especialmente interesante para los estudiantes: organizarse desconcentra y mucho. A nivel atencional, lo que la mente hace al organizarse es radicalmente lo opuesto a lo que hace cuando nos concentramos: organizarse es pensar en todo a la vez y en nada en particular, por el contrario, concentrarse es pensar en una sola cosa mientras nos olvidamos de todo lo demás. Debemos tener en cuenta este fenómeno para prevenir un miedo que puede aparecer ante la organización: miedo a descentrarnos. Además, esto puede ser un enemigo del rendimiento: si un día debes concentrarte a fondo, deja la organización para otro momento porque cuando uno se organiza acaba con la atención un poco aletargada.

También por esto, es recomendable intentar no dejar nunca una organización a medias, sino hacerla del tirón, para no quedarnos con la preocupación ni tener que estar constantemente pasando de organizarse a concentrarse, luego a organizarse de nuevo y así sucesivamente. Porque eso descentra mucho. Yo haría una organización detenida y exhaustiva cada semana que nos sirva de guía durante nuestro día a día, para no tener que estar cada día revisando todas nuestras tareas y decidiendo una y otra vez sobre ellas.

El lado bueno de este apartado es que, aunque organizarse en un primer instante desconcentra, sin embargo, a largo plazo concentra. Me explico: organizarse significa descentrarse un momento, alzar la vista para situarnos, pero después de ello podremos aterrizar de nuevo exactamente en el punto donde nosotros queramos. El día en el que nos organizamos quizás sea algo menos productivo, pero el nivel de concentración con el que amanecemos al día siguiente es absolutamente extraordinario. ¿Por qué? Porque interiormente nos habremos enfocado. Y ya hemos visto el poder energético y motivacional que posee el enfoque.

Organizarse desconcentra un primer momento, pero después no veas cómo nos centra. Y es que nos centra tanto a nivel atencional como a nivel existencial: nos hace saber muy bien lo que debemos hacer para alcanzar lo que buscamos.

5. La organización nos hace parar en seco

Toda organización requiere de pararse, es decir, frenar, dejar de hacer cosas, detenernos y simplemente pensar. Y con lo difícil que es muchas veces mantener el ritmo de la productividad, pararnos puede alterar gravemente nuestra dinámica e incluso puede llevar a bloquearnos.

A esto se le suma la enorme tendencia al frenesí que poseemos en la sociedad actual: estamos histéricos, nos cuesta ir despacio por la calle, tomarnos las cosas con calma, decir que no a los mil y un proyecto o embolaos en los que nos metemos y parar. Tenemos demasiado metida en la cabeza esa frase de no dejes para mañana lo que debes hacer hoy, cuando organizarse significa exactamente dejar de hacer todo lo que tienes que hacer hoy y parar a pensar. Tenemos miedo a procrastinar y organizarnos es literalmente pararse a procrastinar, de forma consciente y de la manera adecuada: es el arte de procrastinar.

Organizarse significa parar. No obstante, de nuevo, la organización posee el remedio para su propio mal: organizarnos nos devuelve el ritmo adecuado cuando nos estancamos o cuando estamos hiperactivados y frenéticos, pues, como hemos dicho, nos enfoca y nos aporta energía necesaria (ni más ni menos: la necesaria).

Este obstáculo, por suerte, no es difícil de enfrentar para esas personas que se bloquean cuando tienen mucho que hacer. Precisamente ese bloqueo es lo que necesitan, es decir, parar. La persona bloqueada ya está parada, no necesita dejar cosas, sino simplemente dar el paso de empezar a escribir y pensar. Por otro lado, hay otro tipo de personas a las que les costará especialmente este obstáculo: las personas trabajadoras y nerviosas. Estas no se bloquean cuando tienen mucho que hacer, todo lo contrario, se vuelven hiperactivas, pero desde el caos, y se meten en mil tareas inoportunas con tal de evadirse y no pensar.

Esto de volverse hiperactivo puede parecer interesante para ser productivo, pero es un engaño: de nada sirve hacer mil cosas que no vienen a cuento si no estás en lo esencial. Te aporta la sensación de haberte cansado, de haber hecho algo, pero no has hecho nada importante de verdad. Además, tarde o temprano el rendimiento de estas personas bajará por sobrecarga y estrés. Es lo que se llama morir de éxito en las empresas. En psicología se le llama síndrome de burnout, o síndrome de desgaste por estrés laboral y es sumamente tóxico a todos los niveles de la vida.

Quien mucho abarca poco aprieta. Quien no para, tarde o temprano necesita parar, y si no paras tú, tu propio cuerpo te parará, entonces explotarás y tu bloqueo será el mayor de todos. En productividad es mejor ser tranquilo pero eficaz. Como ese refrán que dice despacito con buena letra, o ese otro tan bonito que dice vísteme despacio que tengo prisa.

En el deporte se entiende muy bien: para ejercicios de fondo lo importante no es la velocidad sino la resistencia. No se puede correr toda maratón a ritmo de sprint final. Si quieres rendir al mejor ritmo, organízate y no tengas miedo de ir lento. Esta organizarnos nos para, pero seguido de ello nos impulsa con más fuerza y consistencia.

La clave para dejar de procrastinar la organización

Como puede observarse, la organización es una tarea que requiere no solo de conocimientos —técnicas o métodos de organización— sino que además posee la dificultad psicológica que es la mayor de todas. La verdadera clave de las personas organizadas y productivas no está en su capacidad intelectual, en su sabiduría, en su gran criterio o en su destreza para prever el futuro; sino más bien en su templanza, en su paciencia y en su responsabilidad.

Es fundamental tener desarrollada la virtud de la prudencia para organizarnos de manera eficaz, pero lo que nos hará ser organizados es tener el hábito de organizarnos. Y esta virtud reside en la templanza.

La buena noticia es que, aunque son varias las barreras de la organización, en cada una de ellas está la solución. Diría que la organización es como subir una cuesta pero todo lo que sube baja y por ello, también da lugar a una gran rampa fácil de bajar.

La clave está en el cambio de enfoque: lo más importante, y que nunca debemos perder de vista, es que a largo plazo siempre renta la organización. Debemos vivir la experiencia de que organizarnos es una inversión segura, descubrir en nuestras carnes que siempre aporta más de lo que cuesta e impulsa más de lo que nos para. Organizarse siempre merece la pena. Descubrir por experiencia propia esto rompe totalmente las barreras y nos prepara para superarlas sin miedo, pues en el fondo demuestra que son psicológicas, es decir, falsas: barreras mentales, ilusiones al fin y al cabo.

Por eso, desde ahora deberíamos empezar a ver estos puntos en positivo: verlos como beneficios en lugar de como barreras. En síntesis, debemos decir que organizarse:

1. Alivia y tranquiliza
2. Optimiza y aumenta el tiempo
3. Multiplica la energía
4. Aumenta nuestra concentración
5. Impulsa y nos arranca

Además, cabe decir que, la organización no solo nos aporta estos beneficios sino que además lo hace de manera instantánea, con un gran resultado a corto y medio plazo. ¿Quieres mejorar tu rendimiento de manera rápida y eficaz? Organízate.

Tras esta reflexión tendremos motivos más que suficientes para empezar a organizarnos con decisión, constancia y sobre todo con templanza. Desde ahora, la organización siempre será para nosotros algo atractivo, algo visto como una ayuda y que sentimos que necesitamos, y, sobre todo, como una tarea de alta prioridad.

Juan Carlos Beato Díaz

Psicólogo y Orientador del Centro IPæ

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